类别：范文 / 日期：2025-01-03 / 浏览：25 / 评论：0
工作中越来越多人面临到需要使用英文写邮件的时刻，而此时对方不是老外就是ABC或者外企领导之类。如何写一封简介明了、稳重流畅的商务信件？有哪些便捷灵活的句子可以套用？
今天的分享从基本邮件结构到灵活使用连接词、如何把握句子腔调等等都有啦。小R粗粗整理了一些供大家参考。
邮件第一步：问候语Greeting
一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户，加上称谓会比较正式，平级同事或合作伙伴直接写名字即可。
当遇到收信人不确定的时候，比如转寄给某项目的相关人员，可以用：
To whom it may concern,（敬启者：）
Dear Sir or Madam,
格式需注意的是，所有greeting后面要加逗号，然后空一行开始信件正文。
邮件第二步：告知目的Purpose
在详细表述前，一般需要一句提纲挈领的话告知邮件重点。
I am writing to inquire …
写信来询问有关…
I am writing in reference to …
这封信是关于…
回信的开头可以说：
Thank you for reaching out to us regarding …
感谢您联络我们…
in reference to 和regarding 是“有关”“关于”的意思。行文中使用会比较正式，我们熟悉的about比较口语化，邮件中最好不要用。对比感受一下：
口语：I’m talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
这里in reference to与regarding的一点点不同在于，in reference to用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。
邮件第三步：正文Content
商务邮件最重要的一点就是要简单明了！直入主题，不要用大长句，这里不需要你得瑟自己的水平。“我已将××粘帖至附件”也是经常使用的句子。
Please review the attached documents thoroughly.
请仔细查阅附件。
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述所提文件已附在文章附件请查阅。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
请参阅附件内的服务相关报价。
邮件第四步：结尾Closing
通常我们会客气地说，辛苦、感谢、随时沟通之类的。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
如果您有任何问题欢迎随时沟通。
Thank you for your time and consideration.
感谢您的宝贵时间。
I look forward to hearing from you.
盼复。
邮件第五步：结尾敬语&签名档Sign off and signature block
这里注意，只要首字母大写就可以了，不用全部大写哈！
Sincerely, / Yours sincerely, / Respectfully, / Best regards,
在北美很少人会用Regards, Best regards, 因为不是很正式，Sincerely是最保守安全的用法！
签名档要跟着结尾敬语后面：
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, ABC Company
+86-137-0000-0000
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